Проджект менеджер, як можна здогадатись із назви – це людина, яка керує проектами в компанії і головна його задача полягає в тому, щоб довести клієнта до його кінцевої реалізації в чітко сформовані терміни, використовуючи наявні ресурси компанії.
Проджект повинен будувати усі робочі процеси на проекті – планувати ефективну розробку сайту, забезпечувати комунікацію між клієнтом та командою, яка реалізує задачі, при цьому встигаючи закривати поточні питання та проблеми та контролювати якість виконаної роботи.
А ще проджект менеджери дуже полюбляють жарт про те, що керування проектом таке ж просте, як катання на велосипеді, який палає і ти палаєш на ньому, і все палає навколо. Але цей жарт не здається таким вже смішним, коли ти точно розумієш чим займається проджект в digital-компанії.
Чому важливо вимірювати ефективність PM
Вимірювати ефективність РМ треба і це не обговорюється. Усі хочуть бачити результати, як замовник так і команда, яка працює над проектом. Найочевиднішим результатом ефективності роботи РМ є повна структуризація даних та досягнення цілей співпраці. Ви повинні розуміти де у вас і що лежить – починаючи від доступів і завершуючи останніми правками клієнта.
І перший показник який відповідає за досягнення цілей це показник успішності проекту, а саме:
Тут ви повинні також оцінювати кількість протермінованих задач, адже це може впливати не лише на планову дату завершення проекту, але й на вартість робіт загалом.
Другий аргумент “чому варто вимірювати ефективність РМ” – це виявлення проблем на поточному періоді втілення задач. Своєчасне виявлення забезпечує відсутність відкату по роботі програмістів, спеціалістів РРС, таргету та SEO.
Третій аспект – оптимізація ресурсів. Ефективний РМ завжди бачить, який ресурс не працює саме на даному етапі роботи, чим треба замінити і що запропонувати клієнту щоб не втратити час на оптимізацію.
Четвертий пункт – ефективний РМ завжди спостерігає за вашим бюджетом. На періоді масштабування проекту важливо не втратити нитку реальності і чітко структурувати дані про витрати, адже при збільшенні бюрократії на проекті деякі робочі процеси перестають бути опціональними і з моменту змін в бюджетах треба деталізоване управління вашими коштами. Тут на допомогу приходить індекс відхилення від поточного бюджету.
РМ – це колаборатор, який відповідає за усі сторони ведення або реалізації вашого проекту, тому важливо слідкувати чи усі бізнес процеси відповідають чітко поставленим цілям і буде все гуд 🙂
Що таке KPI і чому вони критичні
РМ я працюю з 2017 року і, відверто кажучи, роль КРІ в проектах завжди були основним показником користі роботи проектного менеджера. Це не якісь там цифри з ексель таблички, це твої level up в проекті.
Зараз я спробую детально описати фішки дотримання КРІ для РМ, а також розповім чому ці показники такі важливі клієнтам. Летс го, як то кажуть.
“Ти успішний РМ – якщо успішний твій проект”, тому давайте пройдемся по основним ключам цього “успішного успіху”:
- перший КРІ, на який я завжди звертаю увагу це – Project Health проекту. Потрібно відслідковувати де проект росте, а де вмирає.Потрібно навчитись бачити критичні точки просідання та точно знати які залучити ресурси, щоб цього просідання не відбулось.
- Дотримання термінів (On-Time Delivery Rate) – цей КРІ дозволяє побачити, наскільки чітко дотримуються дедлайни, яка таска застрягла в дорозі до виконавця та робити все, щоб не палав ні ти, ні проект.
- Within Budget Rate – цей КРІ тебе викриє, якщо ти не слідкуєш за бюджетами проекту. І тут точно буде зрозуміло чи марнотратник ти чи ні 🙂
- CPI – Cost Performance Index – контролюй витрати на рекламні кампанії, щоб цей КРІ був в порядку. Тут буде зрозуміло за скільки ви приводите ліда, тому його точно не приховаєш.
- Scope Adherence – Цей КРІ про те, чи ти здав саме те, про що ви домовлялись з клієнтом чи ні. Тут важливо фіксувати побажання та вимоги до задач, щоб очікування збігались з реальністю
- Defect Density – Крі який показує чи якісно була виконана робота чи твій проект, після запуску, сиплеться багами. Тут варто контролювати усі технічні помилки, які мали б бути закриті до того, як проект пішов в “доросле життя”
- Team Satisfaction – КРІ, якого я особисто дотримуюсь на кожному проекті – ти повинен знати усе про твою команду. Чи відчувають вони підтримку, чи справляться вони з таском, чи є куди їм рости? Команда, яка не вигорає – має бути твоєю заслугою.
Основні KPI для проєктного менеджера
А тепер давай детально розберемо кожен із них. Це, такий собі, чек-лист для прокачування скілів РМ. Тобі легше – нам приємно. Отже,
- On-Time Delivery.
Його вимірюють, спираючись на відсоток проєктів, завершених вчасно: якщо з 10 проєктів 8 здані в строк, твій показник успішності 80%. Сюди ж входить і метрика по відхиленню від початкового терміну. Його можна міряти в днях, тижнях або відсотках. Наприклад, якщо проєкт планувався на 100 днів, а зроблений за 110 то на 10% ти вийшов за рамки встановленого КРІ.
Чому це критично? Вчасність – фундамент довіри до вас, як спеціаліста. Клієнт завжди розраховує на дати. Порушив – втратив довіру.
- Budget Adherence
Міряємо аналогічно до On-Time Delivery. Тут треба врахувати відсоток проектів завершених в межах бюджетів. Також оцінюємо відхилення від початкового бюджету – Наприклад, якщо бюджет був 100к, а витратили 120к, це 20% перевищення. Можна користуватися ще індексом перевищення витрат (Cost Performance Index) – якщо CPI > 1, то ви молодці і витратили менше ніж планувалось, якщо CPI < 1 – бюджет перевищено.
Чому це критично? Гроші – це ресурс. Ефективне управління бюджетом дозволяє компанії заробляти, а не лише витрачати.
- Client Satisfaction / NPS
Цей показник показує на скільки клієнт задоволений співпрацею з вами. Міряти можна за допомогою опитувань, зрізів, тощо. Популярності набирає показник Net Promoter Score – наскільки ймовірно, що ви нас порекомендуєте комусь. Кількість відгуків – це найпростіший підрахунок фідбеку.
- Burn Rate
Показник наскільки ефективно використовуються ресурси команди. Чи вона не горить і не вигорає, а ви разом з нею. Як міряти? По годинам спеціалістів. Беремо, наприклад, 160 годин на місяць, а задача на 140. Виходить, що спеціаліст завантажений на 87.5%. у місяць. Беріть до уваги кількість овертаймів і чи взагалі є такі. Скануйте вигорання простими опитуваннями.
Чому важливо? Оптимальне завантаження команди запобігає вигоранню.
- Velocity
Це прямий показник пропускної можливості вашої команди. Він показує, скільки задач в змозі ваша команда закрити. Як міряємо? Кількість Story Points / Задач за спринт/ітерацію. Беремо до уваги середню кількість виконаних задач на місяць. Оцінюємо прогнозовану швидкість та фактичну.
- Scope Changes
Цей показник демонструє, наскільки ти тримаєш удар і не даєш розростатись задачам. Міряємо обсяги доданих задач на зміну. Чим менше – тим краще. Беремо до уваги, на скільки кожна задача тягне за собою зміни в бюджеті.
Чому важливо? Неконтрольовані зміни – це прямий шлях до перевитрат.
- Retention клієнта
Мабуть за цим показником ганяються усі РМ. Цей КРІ повернення клієнта до тебе з новими проектами. Чому критично? Залучити нового клієнта завжди дорожче, ніж утримати існуючого.
Якісні метрики
Окей, ми розібрались із “цифрами”, але робота РМ – це не лише про сухі метрики. Це про те, як ти керуєш командою, відчуваєш пульс проекту. Саме тут у гру вступають якісні метрики. Саме вони показують наскільки ти прокачаний спеціаліст в неочевидних аспектах.
Як оцінювати ці метрики?
- регулярність та якість звітів для клієнта
- чіткість та ясність комунікації
- управління очікуваннями клієнта
- моніторинг відгуків клієнта про співпрацю з тобою.
Як вибрати KPI під конкретний тип проєкту / бізнес-модель?
Просто згадайте про SMART- критерії. Ваші задачі завжди повинні бути смарт:
- Specific (Конкретними)
- Measurable (Вимірюваними)
- Achievable (Досяжними)
- Relevant (Релевантними)
- Time-bound (Обмеженими в часі)
А тепер до практики! Приклад Електронна комерція (e-commerce) / Роздрібна торгівля онлайн.
Бізнес модель – продаж товарів або послуг безпосередньо кінцевому споживачеві через онлайн-платформу. Основна мета – максимізація продажів.
| Категорія KPI | Приклад KPI | Опис |
| Продажі та дохід | Конверсія (Conversion Rate) | Відсоток відвідувачів сайту, які здійснили покупку. |
| Середній чек (Average Order Value – AOV) | Середня сума, яку витрачає клієнт за одне замовлення. | |
| Загальний дохід (Gross Revenue) | Загальна сума грошей, отримана від продажів. | |
| Чистий прибуток (Net Profit) | Дохід мінус всі витрати. | |
| Клієнти | Вартість залучення клієнта (CAC) | Загальні витрати на маркетинг і продажі, розділені на кількість нових клієнтів. |
| Життєва цінність клієнта (LTV) | Прогнозована сума доходу, яку компанія отримає від середнього клієнта протягом його “життя”. | |
| Відсоток повторних покупок (Repeat Purchase Rate) | Відсоток клієнтів, які здійснили більше однієї покупки. | |
| Операційна | Вартість замовлення на обробку (Cost Per Order) | Середня вартість обробки одного замовлення (від прийняття до доставки). |
| Час доставки (Delivery Time) | Середній час від розміщення замовлення до його отримання клієнтом. | |
| Відсоток повернень (Return Rate) | Відсоток товарів, які були повернуті клієнтами. | |
| Маркетинг | ROI рекламних кампаній (ROI of Ad Campaigns) | (Дохід від кампанії – Вартість кампанії) / Вартість кампанії. |
| Трафік на сайт (Website Traffic) | Кількість відвідувачів сайту. |
Наприклад,
| Місяць | Кількість відвідувачів (унікальні) | Кількість покупок | Конверсія (%) = (Кількість покупок / Кількість відвідувачів) * 100 | Цільове значення (%) | Статус |
| Січень | 150000 | 3000 | 2.0 | 2.5 | Потребує покращення |
| Лютий | 160000 | 3840 | 2.4 | 2.5 | Наближаємося |
| Березень | 170000 | 4420 | 2.6 | 2.5 | Досягнуто |
Висновок
Регулярний перегляд КРІ – це не забаганка, а критична необхідність для будь-якого проекту. Чому? Розповідаю!
- Бізнес-середовище надто мінливе. Цілі кампанії можуть змінюватись через ринкові умови, появу нових конкурентів, внутрішні реорганізкації, тощо.
- З’являються нові інструменти для аналізу, метрики та бенчмарки.
- І банально, але факт – деякі КРІ можуть бути марними.
- У компанії є потреба змінити стратегію для досягнення поставлених КРІ
- Підтримка мотивації команди, як основний фактор успішної роботи. Адже чіткі та релевантні КРІ допомагають бачити внесок команди у загальний ріст компанії
І пам’ятайте – РМ на проекті це ваш персональний навігатор у бурхливому морі діджитал. Це не просто “той, хто керує”, а справжній колаборатор, який відповідає за результат від “а” до “я”. Він веде клієнта до успішної реалізації через усі тернії графіків, крі, тощо.
РМ – це майстер планування, комунікації, вирішення проблем та контролю якості. І пам’ятаємо про жарт з велосипедом! Він на ньому кожного дня 🙂 І його роль на вашому проекті – це справжній космос, в якому треба побудувати містки між очікуваннями та реальністю при цьому балансуючи на тонкій перекладені дедлайнів та форс-мажорів.
Головне у нашій спільній справі – не гаяти часу! Звертайся нас в LuxSite за консультацією! Ми знаємо, як перетворити твої цілі на реальні досягнення! І давай підкорювати космос разом 🙂