Проектный менеджер, как можно догадаться из названия, — это человек, который управляет проектами в компании, и его основная задача заключается в том, чтобы довести проект клиента до конечной реализации в четко установленные сроки, используя доступные ресурсы компании.
Проджект должен выстраивать все рабочие процессы в проекте — планировать эффективную разработку сайта, обеспечивать коммуникацию между клиентом и командой, которая реализует задачи, при этом успевая закрывать текущие вопросы и проблемы, а также контролировать качество выполненной работы.
А ещё проджект менеджеры очень любят шутку о том, что управление проектом — это так же просто, как кататься на велосипеде, который горит, и ты горишь на нём, и всё вокруг горит. Но эта шутка перестаёт быть такой уж смешной, когда ты точно понимаешь, чем занимается проджект в digital-компании.
Почему важно измерять эффективность PM
Измерять эффективность PM необходимо, и это даже не обсуждается. Все хотят видеть результаты — и заказчик, и команда, работающая над проектом. Самым очевидным результатом эффективности работы PM является полная структуризация данных и достижение целей сотрудничества. Вы должны понимать, где у вас что находится — начиная с доступов и заканчивая последними правками от клиента.
И первый показатель, который отвечает за достижение целей — это показатель успешности проекта, а именно:
Здесь также важно оценивать количество просроченных задач, ведь это может повлиять не только на запланированную дату завершения проекта, но и на стоимость работ в целом.
Второй аргумент в пользу измерения эффективности PM – это выявление проблем на текущем этапе реализации задач. Своевременное выявление позволяет избежать откатов в работе программистов, специалистов по РРС, таргетингу и SEO.
Третий аспект — оптимизация ресурсов. Эффективный РМ всегда видит, какой ресурс не работает на данном этапе, чем его нужно заменить и что предложить клиенту, чтобы не тратить время на оптимизацию.
Четвёртый пункт — эффективный РМ всегда следит за вашим бюджетом. В период масштабирования проекта важно не потерять связь с реальностью и чётко структурировать данные о расходах, ведь с ростом бюрократии в проекте некоторые рабочие процессы перестают быть опциональными, и с момента изменений в бюджете необходимо детальное управление финансами. Здесь на помощь приходит индекс отклонения от текущего бюджета.
РМ – это коллаборатор, который отвечает за все стороны ведения или реализации вашего проекта, поэтому важно следить, соответствуют ли все бизнес-процессы чётко поставленным целям — и тогда всё будет гуд 🙂
Что такое KPI и почему они критически важны
Я работаю РМ с 2017 года, и, откровенно говоря, роль KPI в проектах всегда была главным показателем пользы работы проектного менеджера. Это не просто какие-то цифры из ексель таблички — это твои level up в проекте.
Сейчас я постараюсь подробно описать фишки соблюдения KPI для РМ, а также объясню, почему эти показатели так важны для клиентов. Летс го, как говорится.
“Ты успешный ПМ – если успешен твой проект”, поэтому давайте пройдемся по основным ключам этого “успешного успеха”:
- Project Health — это первый КРІ, на который я всегда обращаю внимание. Нужно отслеживать, где проект растёт, а где начинает «умирать». Необходимо научиться видеть критические точки проседания и точно понимать, какие ресурсы нужно подключить, чтобы этого избежать.
- On-Time Delivery Rate — соблюдение сроков. Этот KPI показывает, насколько чётко соблюдаются дедлайны. Ты должен видеть, какая задача «застряла» на пути к исполнителю, и делать всё, чтобы не горел ни ты, ни проект.
- Within Budget Rate – этот KPI тебя разоблачит, если ты не следишь за финансами проекта. Сразу станет понятно — транжира ты или нет 🙂
- CPI (Cost Performance Index) — контролируй расходы на рекламные кампании, чтобы этот KPI был в порядке. Он покажет, сколько вам стоит один лид — и тут не спрячешься.
- Scope Adherence — соответствие объему работ. Этот KPI о том, сдал ли ты именно то, о чём договаривались с клиентом. Очень важно фиксировать пожелания и требования к задачам, чтобы ожидания совпадали с реальностью.
- Defect Density — плотность дефектов. Этот KPI показывает, насколько качественно была выполнена работа и не рассыпается ли твой проект после запуска. Нужно контролировать все технические ошибки до того, как проект выйдет «во взрослую жизнь».
- Team Satisfaction — KPI, которого я лично придерживаюсь на каждом проекте. Ты должен знать всё о своей команде: чувствуют ли они поддержку, справляются ли с задачами, есть ли у них пространство для роста? Команда, которая не выгорает, — это твоя заслуга.
Основные KPI для проектного менеджера
А теперь давай подробно разберём каждый из них. Это своего рода чек-лист для прокачки скилов РМ. Тебе проще — нам приятно. Итак:
- On-Time Delivery.
Этот показатель измеряется на основе процента проектов, завершённых в срок: если из 10 проектов 8 были сданы вовремя, твой показатель успешности 80%. Сюда также входит метрика отклонения от первоначального срока. Её можно измерять в днях, неделях или процентах. Например, если проект был запланирован на 100 дней, а завершён за 110 — это 10% превышения установленного KPI.
Почему это критично? Своевременность — это основа доверия к тебе как специалисту. Клиент всегда рассчитывает на сроки. Нарушил — потерял доверие.
- Budget Adherence
Измеряется аналогично On-Time Delivery. Здесь важно учитывать процент проектов, завершённых в рамках бюджета. Также оценивается отклонение от первоначального бюджета. Например, если бюджет составлял 100 тыс., а потрачено 120 тыс. — это 20% превышения. Можно также воспользоваться индексом превышения затрат (Cost Performance Index, CPI):
- если CPI > 1 — молодец, потратил меньше запланированного,
- если CPI < 1 — бюджет превышен.
Почему это критично? Деньги — это ресурс. Эффективное управление бюджетом позволяет компании не только тратить, но и зарабатывать.
- Client Satisfaction / NPS
Этот показатель показывает, насколько клиент доволен работой с тобой. Его можно измерять через опросы, срезы и т.п. Набирает популярность показатель Net Promoter Score — насколько вероятно, что клиент порекомендует тебя другим. Количество отзывов — самый простой способ подсчёта обратной связи.
- Burn Rate
Показатель того, насколько эффективно используются ресурсы команды. Не перегружена ли она? Не выгораешь ли ты вместе с ней? Как измерять: по рабочим часам специалистов. Например, если в месяце 160 рабочих часов, а на задачи уходит 140 — специалист загружен на 87,5% в месяц. Учитывай количество переработок и наличие/отсутствие таковых. Проверяй уровень выгорания с помощью простых опросов.
Почему это важно? Оптимальная загрузка команды предотвращает выгорание.
- Velocity
Прямой показатель пропускной способности команды. Показывает, сколько задач она может закрыть. Как измеряем? Количество Story Points / Задач за спринт или итерацию. Учитываем среднее количество выполненных задач за месяц. Сравниваем прогнозируемую и фактическую скорость.
- Scope Changes
Показатель того, насколько ты умеешь держать фокус и не допускаешь разрастания задач. Измеряется по объёму добавленных задач в процессе. Чем меньше — тем лучше. Также оцениваем, как каждая новая задача влияет на бюджет.
Почему важно? Неконтролируемые изменения — прямой путь к перерасходу.
- Retention клієнта
Наверное, за этим показателем гонятся все РМ. Это KPI возвращения клиента к тебе с новыми проектами. Почему критично? Привлечь нового клиента всегда дороже, чем удержать существующего.
Качественные метрики
Окей, мы разобрались с «цифрами», но работа РМ – это не только про сухие метрики. Это про то, как ты управляешь командой, чувствуешь пульс проекта. Именно здесь в игру вступают качественные метрики. Именно они показывают, насколько ты прокачан как специалист в неочевидных, но критически важных аспектах.
Як оценивать эти метрики?
- регулярность и качество отчётности для клиента
- ясность и чёткость коммуникации
- управление ожиданиями клиента
- мониторинг обратной связи от клиента
Как выбрать KPI под конкретный тип проекта / бизнес-модель?
Просто вспомните про SMART- критерии. Ваши задачи всегда должны быть смарт:
- Specific (Конкретными)
- Measurable (Измеримыми)
- Achievable (Достижимыми)
- Relevant (Релевантными)
- Time-bound (Ограниченными во времени)
А теперь к практике!
Пример: Электронная коммерция (e-commerce) / Онлайн-розница
Бизнес-модель — продажа товаров или услуг напрямую конечному потребителю через онлайн-платформу.
Основная цель — максимизация продаж.
| Категория KPI | Пример KPI | Описание |
| Продажи и доход | Конверсия (Conversion Rate) | Процент посетителей сайта, совершивших покупку |
| Средний чек (Average Order Value – AOV) | Средняя сумма, которую клиент тратит за один заказ | |
| Общий доход (Gross Revenue) | Общая сумма денег, полученная от продаж | |
| Чистая прибыль (Net Profit) | Доход минус все расходы | |
| Клиенты | Стоимость привлечения клиента (CAC) | Общие затраты на маркетинг и продажи, разделённые на количество новых клиентов |
| Жизненная ценность клиента (LTV) | Прогнозируемая сумма дохода от среднего клиента за весь период сотрудничества | |
| Процент повторных покупок (Repeat Purchase Rate) | Процент клиентов, совершивших более одной покупки | |
| Операционная | Стоимость заказа на обработку (Cost Per Order) | Средняя стоимость обработки одного заказа (от принятия до доставки) |
| Время доставки (Delivery Time) | Среднее время от оформления заказа до его получения клиентом | |
| Процент возвратов (Return Rate) | Процент товаров, возвращённых клиентами | |
| Маркетинг | ROI рекламных кампаний (ROI of Ad Campaigns) | Доход от кампании – Стоимость кампании) / Стоимость кампании |
| Трафик на сайте (Website Traffic) | Количество посетителей сайта |
Например,
| Месяц | Количество посетителей (уникальных) | Количество покупок | Конверсия (%) = (Количество покупок / Количество посетителей) * 100 | Целевое назначение (%) | Статус |
| Январь | 150000 | 3000 | 2.0 | 2.5 | Требует улучшения |
| Февраль | 160000 | 3840 | 2.4 | 2.5 | Приближаемся |
| Март | 170000 | 4420 | 2.6 | 2.5 | Достигнуто |
Вывод
Регулярный пересмотр KPI — это не прихоть, а жизненно необходимый процесс для любого проекта. Почему? Рассказываю!
- Бизнес-среда слишком изменчива. Цели кампании могут меняться под воздействием рыночных условий, появления новых конкурентов, внутренних реорганизаций и т. д.
- Появляются новые инструменты для анализа, метрики и бенчмарки.
- И как бы банально это ни звучало — некоторые KPI могут быть попросту бесполезны.
- Компания может столкнуться с необходимостью изменить стратегию для достижения поставленных KPI.
- Поддержка мотивации команды — ключевой фактор успешной работы. Ведь чёткие и релевантные KPI помогают видеть вклад команды в общий рост компании.
И помните: РМ на проекте — это ваш личный навигатор в бурном море диджитал. Это не просто “тот, кто управляет”, а настоящий коллаборатор, ответственный за результат от “А” до “Я”. Он ведёт клиента к успешной реализации сквозь все тернии графиков, KPI и прочего.
РМ — это мастер планирования, коммуникации, решения проблем и контроля качества. И не забываем шутку про велосипед! Он на нём каждый день 🙂 Его роль в вашем проекте — это настоящая космическая миссия, где нужно строить мосты между ожиданиями и реальностью, балансируя при этом на тонком канате дедлайнов и форс-мажоров.
Главное в нашем общем деле — не терять время! Обращайся к нам в LuxSite за консультацией! Мы знаем, как превратить твои цели в реальные достижения! И давай покорять космос вместе 🙂